UNIDAD
DE AUDITORÍA DE PROYECTOS
(APROMUC)
CORRESPONDIENTE
HONORABLE
TRIBUNAL DE CUENTAS DE
LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES
METODOLOGÍA
PARA LA REALIZACIÓN
DE
Puede
ocurrir en ocasiones que una parte de nuestro trabajo de auditoría deba basarse
en procedimientos, papeles e informes efectuados por otros auditores, situación
bastante habitual en proyectos que comprenden más de una nación, o diferentes
áreas dentro de la misma. En esos casos deben tomarse algunos recaudos
adicionales que son el objeto de las líneas siguientes.
La aceptación de la responsabilidad de auditar un ente, un contrato o proyecto deberá estar condicionada a la posibilidad que la parte de los procedimientos que pueda efectuar la unidad de auditoría por sí sean suficientemente significativos como para que podamos satisfacernos de la razonabilidad del objeto auditable. El trabajo o los informes de otros auditores deben ser complemento para situaciones específicas, pero no pueden constituir el núcleo de la auditoría. En esos casos no es adecuado tomar la responsabilidad del informe.
Si bien las normas profesionales no señalan la necesidad de mencionar en los informes que parte del trabajo ha sido efectuado por otros profesionales en la medida que se esté de acuerdo con lo efectuado por los mismos, esta falta de mención (que de alguna forma incrementa la responsabilidad propia) sólo se justificaría si:
- la parte que auditaron otros profesionales no tiene relevancia o significatividad respecto del total
- el trabajo efectuado por los otros auditores ha sido realizado de acuerdo con las instrucciones y la supervisión de esta unidad de auditoría.
- Se han efectuado procedimientos por parte de la unidad que permiten un nivel satisfactorio de seguridad respecto de esos trabajos.
Existen ciertas medidas mínimas que deben adoptarse siempre que se utilice parte del trabajo de otros auditores, se tome o no responsabilidad total en el informe:
- Efectuar averiguaciones sobre el nivel profesional de los otros auditores para determinar que es presumible esperar resultados satisfactorios de su trabajo.
- Determinar que tales auditores conocen las normas del organismo de control a que corresponde el trabajo para asegurarse que el trabajo lo realizarán ajustándose a esas normas y que el informe cumplirá las condiciones establecidas por el organismo.
- Coordinar el trabajo con esos auditores para que conozcan nuestras necesidades y en caso de consolidaciones se puedan prever los cruzamientos adecuados.
- Establecer el cumplimiento de las normas sobre independencia de los otros auditores respectos del ente u objeto que auditan.
-
Comunicar a los otros auditores que utilizaremos su trabajo (con o sin
mención) en la obtención de nuestro producto final.
En el caso en que deba asumirse la responsabilidad integral y la parte del trabajo que efectúan otros auditores tenga algún grado de significatividad, corresponde efectuar algunos procedimientos adicionales, tales como:
- Efectuar visitas a los otros auditores para coordinar las diversas fases del trabajo
- Revisar los programas de trabajo que aplicarán esos auditores
- Controlar los papeles de trabajo de los mismos, tanto en la evaluación de los controles como en las pruebas de valuación
- Solicitar que completen un cuestionario que contendrá las preguntas que nos intereses sobre los rubros que ellos analizaron.
-
Analizar cuentas o rubros en forma conjunta cuando la razonabilidad de
los mismos sólo pueda confirmarse con los datos de ambos y no en forma aislada.
Aún en el caso que no se asumiera responsabilidad por el trabajo de otros auditores es conveniente obtener confirmación escrita de los otros auditores sobre:
-idoneidad para la realización del trabajo
-conocimiento específico de las normas del organismo multinacional
-procedimientos principales aplicados
-conclusiones
del trabajo
En algunos
casos puntuales puede ser necesario reproducir los informes realizados por otros
auditores, por lo que deberá solicitárseles su conformidad al respecto.
La mejor forma de instrumentar
tanto la coordinación como obtener un adecuado respaldo de las acciones
efectuadas es mantener un legajo de correspondencia escrita.
En función del tipo de trabajo
este tipo de carta puede variar en su contenido desde una simple comunicación
de la utilización del trabajo de ellos hasta una enumeración exhaustiva de los
procedimientos que se espera apliquen en su revisión. El responsable del
trabajo definirá el alcance de este punto.
Cuando se deba reproducir todo o parte del informe de los otros auditores debe solicitarse una carta donde expresamente autoricen tal reproducción.
También
es necesario que los otros auditores manifiesten su independencia tanto en la
conceptualización de la misma que figure en las normas del organismo
profesional del país al que corresponda como en cuanto a las restricciones que
son aplicables al organismo multilateral de crédito al que corresponde el préstamo.
En esta carta los otros auditores deberán indicar tanto su familiaridad con las normas profesionales del país en que se efectúa la auditoría como respecto de las normas emitidas por el organismo multilateral de crédito al que corresponde el préstamo, motivo de la auditoría.
Una de las situaciones que puede plantearse es que la fecha a la cual efectuaron su trabajo los otros auditores sea anterior a la que corresponde al trabajo de la unidad de auditoría. En esos casos debe solicitarse a los otros auditores una carta donde expliquen las conclusiones de una revisión de hechos posteriores a su auditoría que puedan tener efecto significativo sobre las cifras auditadas. En caso que estas representen un monto significativo en el total del trabajo se aconseja enviar un programa específico de revisión de los hechos posteriores a ser efectuado por los otros auditores.
Ver Manual respectivo.
En
la conformación del equipo de trabajo deben tenerse en cuenta las habilidades
necesarias para la revisión de los diversos aspectos del contrato a efectos de
determinar la asignación de personal de diverso grado de experiencia y
conocimientos. Además debe considerarse la asignación de personal
familiarizado con la empresa/contrato/proyecto a auditar a efectos de reducir el
tiempo de aprendizaje del sistema. Sin embargo debe tomarse en cuenta la regla
de independencia en el ámbito de miembros del equipo, si estos tienen algún vínculo
familiar o profesional con los responsables del ente auditable.
Uno de los puntos básicos para poder desarrollar el trabajo con la calidad necesaria y dentro del tiempo previsto es la asignación cronológica de las diversas tareas a desarrollar.
En este punto sugerimos leer la Guía de Programación de las Auditorías.
En la
planificación se estimaron los tiempos necesarios y los momentos para la
realización de las tareas. En la ejecución hay que seguir de cerca en qué
medida se cumplen y las causas de los desvíos.
Cada tarea debe estar presupuestada y debe cotejarse con el insumo real de tiempo. Los desvíos deben analizarse para conocer si hubo errores en la planificación o si han surgido problemas durante la revisión. En ambos casos puede haber incidencia en el cumplimiento de los plazos.
Los responsables máximos del trabajo de auditoría deben estar enterados permanentemente del avance de la tarea. Para ello debe enviárseles un informe de avance generalmente semanal donde se describa el porcentaje de avance de las diversas tareas, los desvíos producidos, los problemas principales detectados y situaciones que puedan requerir un análisis especial.
Si todos
los integrantes del equipo de auditoría desarrollan sus actividades en un mismo
ámbito las reuniones surgirán en forma natural, pero si lo hacen en distintos
lugares deben citarse a reuniones periódicas a efectos de mantener la unidad de
criterio, adelantar problemas que ya fueron detectados en otros lugares,
intercambiar informaciones, evitar trabajo redundante y en general mantener la
cohesión interna.
Los
papeles de trabajo de los asistentes deben ser revisados en forma continua y no
esperar la culminación de un rubro, ya que se corre el riesgo de desperdiciar
un número importante de horas si el enfoque no es correcto. Además es una
forma rápida de detectar problemas en el material examinado. A intervalos
regulares durante la realización del trabajo los papeles deberían ser
revisados por los niveles superiores, con el fin de ir adelantando el
tratamiento de las situaciones de conflicto y observando el nivel de calidad de
la revisión.
Jamás se deben acumular los problemas potenciales detectados. Se deben ir efectuando los análisis adicionales y conversaciones preliminares a efectos de ir acotando o eliminado su incidencia.
Ver Manual de Organización.