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Manual de Auditoría - 29 PDF Imprimir E-mail

UNIDAD DE AUDITORÍA DE PROYECTOS DE ORGANISMOS MULTILATERALES DE CRÉDITO

(APROMUC)


CORRESPONDIENTE AL HONORABLE TRIBUNAL DE CUENTAS

DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

29

 

Guía Operativa para Conducción de Auditorías de Préstamos de Organismos Multilaterales de Crédito

 

Introducción

La presente, constituye una guía básica de los puntos a tener en cuenta en la conducción de auditorías derivadas de préstamos de organismos multilaterales de crédito (Bco. Mundial, BID, etc) donde se identifican los puntos de mayor relevancia a ser tenidos en cuenta para la definición de los procedimientos mínimos y necesarios para la realización del trabajo de auditoría.

Los puntos de revisión son, básicamente, enunciativos y de ninguna manera se debe limitar, en los casos que así corresponda, la ampliación de los mismos en orden a asegurar la satisfacción de los objetivos planteados al realizar el examen.

Procedimientos mínimos de auditoría a ser tenidos en cuenta:

Procedimientos

SI

NO

N/A

Observaciones

 

 

 

 

 

 

1. Verificar si los responsables de las jurisdicciones y entidades del sector público (*) que requirieron de asistencia financiera de Organismos Internacionales remitieron para su aprobación al sector público que corresponda (*) con carácter previo a cualquier gestión:

 

1.1. Los objetivos, la figuración del programa o proyecto

1.2. Los componentes o ítems del mismo

1.3. Los montos involucrados

1.4. Los destinatarios

1.5. Las actividades a desarrollar

1.6. Su compatibilidad con las políticas sectoriales vigentes

 

 

 

 

 

 

2. Recopilar normas vigentes aplicables a los préstamos con Organismos Internacionales.

 

 

 

 

 

 

3. Obtener y sintetizar el instrumento legal (p.ej.: Decreto) que aprueba el modelo de Convenio.

 

 

 

 

 

 

4. Obtener la resolución en la que se designa a los responsables y aprueba la constitución de:

 

4.1. El Consejo Ejecutivo

4.2. La Unidad Ejecutora y de Coordinación General del programa y sus funciones.

4.3. Los Comités Ejecutivos de los subprogramas y de sus respectivas unidades ejecutoras y de coordinación y sus funciones.

 

 

 

 

 

 

5. Obtener Carta de Acuerdo, Convenio y demás documentación relacionada con el Proyecto

 

 

 

 

 

 

6. Sintetizar los aspectos más relevantes del Convenio, tales como:

 

6.1. Finalidades del Proyecto

6.2. Costo del Proyecto y el plan de financiamiento

6.3. Monto otorgado por el préstamo

6.4. Contrapartida local

6.5. Metas y objetivos

6.6. Ambito geográfico

6.7. Insumos

6.8. Presupuestos y determinación del costo

6.9. Plan Operativo

 

 

 

 

 

 

7. Recopilar antecedentes legales y organizacionales del área

 

 

 

 

 

 

8. Obtener la estructura organizacional e instructivos específicos utilizados en las Unidades Ejecutoras de Préstamos Externos (UEPEX)

 

 

 

 

 

 

9. Comprobar la debida inclusión del Préstamo en el Programa Presupuestario del Organismo al cual se asigna, así como la contraparte local.

 

 

 

 

 

 

10. Analizar las relaciones, funciones, responsabilidades y rendición de cuenta de los responsables del Préstamo con las autoridades del organismo donde se incluye el Préstamo

 

 

 

 

 

 

11. Analizar como se inserta el Proyecto con respecto a los controles, seguimiento y registración en el Organismo responsable.

 

 

 

 

 

 

12. Analizar los antecedentes obtenidos en función de los estipulado en las normas vigentes aplicables a los préstamos

 

 

 

 

 

 

13. Conforme a lo establecido en el Convenio:

13.1. Verificar la existencia de sistemas de registración contable y/o presupuestarios

13.2. Verificar la registración presupuestaria de los movimientos realizados para la concreción del proyecto

 

 

 

 

 

 

14. Evaluar las actividades de control en el ámbito administrativo-contable y gerencial.

 

 

 

 

 

 

15. Recabar la existencia de manuales de procedimientos internos, cursogramas o rutinas estables no escritas

 

 

 

 

 

 

16. Visualizar y describir las características de los registros llevados por la UEPEX, los soportes documentales existentes y la información que brindan

 

 

 

 

 

 

17. Obtener detalle de las cuentas bancarias habilitadas, verificando su correspondencia con los lineamientos firmados en los acuerdos y las normas vigentes aplicables.

 

 

 

 

 

 

18. Verificar la correlación de lo determinado en los extractos bancarios con las registraciones realizadas y la documentación respaldatoria correspondientes.

 

 

 

 

 

 

19. Verificar la correspondencia entre las solicitudes de retiros de fondos, las acreditaciones en cuentas especiales y los resúmenes mensuales del Banco Mundial

 

 

 

 

 

 

20. Comprobar el grado de avance, control y seguimiento realizado sobre los planes de acción.

 

 

 

 

 

 

21. Verificar la oportunidad y/o ajuste de las erogaciones realizadas durante el período analizado a las categorías de gastos e inversiones financiables.

 

 

 

 

 

 

22. Realizar auditorías selectivas de las contrataciones teniendo en cuenta, entre otros:

22.1. Los procedimientos de contratación establecidos en el Convenio

22.2. La suficiencia de los procedimientos llevados a cabo para concretar las adquisiciones de bienes y/o servicios y de los respaldos documentales

22.3. La correspondencia de las adquisiciones de bienes y contratación de servicios con las actividades necesarias para el proyecto

22.4. Si la documentación existente es suficiente para cada tipo de contratación realizada, acentuando el análisis sobre procesos de selección de consultores

 

 

 

 

 

 

23. Evaluar si las compras informáticas están de acuerdo a los estándares tecnológicos y/o cualquier otra normativa vigente sobre el particular.

 

 

 

 

 

 

24. Determinar la idoneidad o capacidad del sistema de información contable para concretar el seguimiento de la ejecución financiera del proyecto

 

 

 

 

 

 

25. Determinar si los registros del proyecto son llevados de manera que se pueda verificar:

 

25.1. Las sumas recibidas de las distintas fuentes

25.2. Consignan de conformidad con el catálogo de cuentas que el Banco haya aprobado, tanto con los recursos del Préstamo como con los demás fondos.

25.3. Incluyen un detalle suficiente para identificar los bienes adquiridos y los servicios contratados, así como la utilización de dichos bienes y servicios.

25.4. Demuestren el costo de las inversiones en cada categoría y el progreso de las obras.

Si el programa se trata de crédito, deberán especificarse los créditos otorgados, las recuperaciones efectuadas y su utilización.

 

 

 

 

 

 

26. Verificar si las erogaciones realizadas se:

 

26.1. Adecúan con su correspondiente categoría de gasto

26.2. Relacionan con las actividades vinculadas a las operaciones del proyecto.

26.3.

 

 

 

 

 

 

27. Verificar si la solicitud de retiros de fondos se encuentra de acuerdo a las normas existentes

 

 

 

 

 

 

28. Verificar los procedimientos de registro y custodia de bienes inventariables provenientes de compras con fondos provistos por el préstamo

 

 

 

 

 

 

29. Analizar si el sistema contable brinda información adecuada sobre:

29.1. Saldo en cuentas bancarias especiales (SA)

29.2. Situación financiera

29.3. Existencia de bienes muebles

29.4. Nómina de consultores que permitan identificar los montos y períodos del contrato

 

 

 

 

 

 

30. Analizar y comprobar que las transacciones y saldos se informan debidamente al Servicio Administrativo Financiero correspondiente.

 

 

 

 

 

 

31. Recopilar las circulares vigentes emitidas por la Contaduría General y el Tribunal de Cuentas de la Provincia de Buenos Aires y verificar su adecuado cumplimiento

 

 

 

 

 

 

32. Verificar en el presupuesto provincial al inclusión de los desembolsos de préstamos contratados y su aplicación

 

 

 

 

 

 

33. Conciliar la deuda con los saldos llevados por la Contaduría General de la Provincia

 

 

 

 

 

 

34. Analizar si durante la etapa de ejecución las UEPEX informan al organismo que corresponda (dentro de la estructura provincial) sobre el seguimiento trimestral de la marcha de los programas o proyectos.

 

 

 

 

 

 

35. Determinar si vencidos los plazos de desembolso establecidos, el responsable de la UEPEX informa la cnacelación de los montos que a esa fecha no se encuetnren legalmente comprometidos.

 

 

 

 

 

 

36. Evaluar si en caso de requerirse una prórroga del Convenio, se elevó el correspondiente pedido, debidamente fundamentado al organismo provincial competente y si se decidió la aprobación de la solicitud

 

 

 

 

 

 

37. Determinar si el Convenio establece un informe de evaluación y seguimiento del proyecto conteniendo:

37.1. Programa de trabajo para el período correspondiente

37.2. Cronograma de contratación de consultores

37.3. Logros a ser alcanzados en los períodos

37.4. Anualización de las metas

37.5. Evaluación de los resultados obtenidos del período anterior y recomendación para mejorar la efectividad del Proyecto.

37.6. Descripción y justificación de los cambios acordados en el diseño y organización de la ejecución de laoperación en el período precedente

37.7. Actualización de los indicadores de desempeño e impacto, de acuerdo con la experiencia adquirida y necesidades detectadas.

37.8. Cambios ocurridos y programados en la estructura, personal asignado y procedimientos operativos utilizados en la ejecución del programa.

 

 

 

 

 

 

38. Establecer si los Convenios de Préstamo o Crédito contienen cláusula de auditoría

 

 

 

 

 

 

39. Determinar si la firma de auditoría externa corresponde a:

· Organismos de Auditoría de la Provincia de Buenos Aires

· Firmas de auditoría independientes

 

 

 

 

 

 

40. Verificar si el contenido de los informes de auditoría corresponden al Banco Mundial, para lo cual deberán incluir:

40.1. Informe Breve o Conciso de Auditoría sobre los estados financieros

40.2. Informe Amplio o Extenso sobre los estados financieros comparativos y la gestión de la entidad ejecutora, correspondientes al ejercicio económico sujeto a examen.

40.3. Informe de Auditoría del Proyecto del:

· Estado de Origen y Aplicación de Fondos, Contribuciones e Inversiones Acumuladas en el Proyecto, mostrando la ejecución financiera del proyecto durante el ejercicio económico y la acumulada al cierre de dicho período, y preparado sobre la base de las Cuentas del Proyecto utilizadas para el registro, seguimiento e información de activos y pasivos y de las contribuciones, aportes y fondos locales o de contrapartida y de terceros, y los fondos de la financiación del Banco.

· Información Financiera Complementaria sobre la efectividad o eficacia del Proyecto

40.4. Opiniones de Observancia y Cumplimiento sobre:

· El cumplimiento con las diversas cláusulas identificadas como de carácter contable-financiero-gerencial contempladas en el Convenio.

· El cumplimiento con las leyes, decretos y normativa vigentes.

40.5. Informe y opiniones especiales:

· Referentes al adecuado registro, control y utilización de los fondos de financiamiento del Banco utilizados en el proyecto

· Los fines previstos en el convenio de préstamo

· Certificados de erogaciones o gastos (SOE) o en base a la documentación justificativa de tales erogaciones remitida al Banco por el Prestatario o la UEPEX

40.6. Informe sobre

· El Estado de Transacciones y Disponibilidades de Fondos preparado en base a:

· movimiento de la Cuenta Especial (SA) o cuenta de servicio de financiación

· Remanente de los fondos disponibles al cierre del ejercicio económico del Prestatario o entidad ejecutora en la/s moneda/s depositada/s en cada SA.

· La calidad de los controles y procedimientos administrativos aplicados por el banco depositario con respecto a la cuenta.

40.7. Memorando a la Dirección, Carta a la Administración o Carta Gerencial que incluya:

· Comentarios y recomendaciones sobre la adecuación de la estructura y sistema de control interno contable-financiero-operacional-gerencial de la entidad.

· Resumen cuantificado de los principales ajustes surgidos durante la ejecución y su explicación

· Comentarios emergentes del examen efectuado, relativos a la economía y eficiencia de las operaciones

· Seguimiento de las recomendaciones y observaciones presentadas.

 

 

 

 

 

 

41. Verificar la cláusula en la que se determinan los informes a ser presentados por el Prestatario al Banco según los plazos señalados en el Convenio, como ser:

 

41.1. Informes relativos a la ejecución del proyecto a la finalización de cada semestre.

41.2. Informes que el Banco solicite en relación con la inversión de las sumas prestadas, la utilización de los bienes adquiridos y el progreso del proyecto.

41.3. Tres ejemplares de los estados financieros correspondientes a la totalidad del Proyecto, al cierre de cada ejercicio económico del Organismo Ejecutor, que deberán presentarse con el dictamen de la entidad auditora

 

 

 

 

 

 

42. Seguimiento de los informes emitidos en ejercicios anteriores por las UAI de cada entidad auditada, la auditoría de la provincia o las firmas de auditoría externa cuando así corresponda.