Miércoles, 27 Oct 2021
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Manual de Auditoría - 13 PDF Imprimir E-mail

UNIDAD DE AUDITORÍA DE PROYECTOS DE ORGANISMOS MULTILATERALES DE CRÉDITO

(APROMUC)


CORRESPONDIENTE AL HONORABLE TRIBUNAL DE CUENTAS

DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES



Guía Operativa
de Evaluación de los Sistemas de Administración y Control


Pautas

 

La evaluación es el análisis y ponderación de “algo”, ya sea un sistema, un procedimiento, una gestión, etc, pero la misma debe ser realizada con la total objetividad e independencia necesarias para que se llegue a una conclusión lógica, correcta y consistente.

Para tal fin se deben establecer ciertas pautas:

 

1. Detallar en forma clara y breve que es lo que se va a evaluar.

2. Momento y oportunidad en los que se va a realizar la tarea.

3. Quiénes efectuarán y supervisarán el trabajo.

4. Determinación de un programa de trabajo y control de su cumplimiento.

5. Qué temas o controles serán profundizados o ampliados.

6. Qué medios se van a utilizar.

Para poder evaluar algo y llegar a formarse un juicio de valor sobre ello, es necesario conocer interna y externamente el tema a examinar.

 

Cuando se evalúan los sistemas de administración y control se aprecian los siguientes pasos o secuencias:

 

· Conocer el sistema contable y su confiabilidad.

· Conocer las operaciones en relación con: la documentación respaldatoria, los formularios y los registros.

· Determinar cuáles son los controles básicos ( preventivos y del sistema).

· Poner a prueba los controles precedentes.

 

 

Una vez que se establecieron las pautas expresadas anteriormente, para ver el funcionamiento del sistema de control interno se requiere:

 

Observación: mediante el procedimiento de lectura de manuales de organización, funciones, procedimientos, sistemas; gráficos, como ser organigramas, cursogramas, procesos; instrucciones, como ser otras normas y memoranda.

Indagación: a funcionarios, a empleados y, en ciertos casos a terceros.

Comprobar: lo indicado en los aspectos precedentes mediante pruebas con operaciones reales, que permitan conocer el real funcionamiento de los mismos. Se deben tomar diez casos y recorrer todo el camino crítico de una transacción.

 

Métodos de Relevamiento

El relevamiento de la situación imperante al momento de realizarse una auditoria debe efectuarse mediante la utilización de medios o procedimientos técnicos que traten de facilitar el trabajo en cuanto a orden o cronología y control; además deben servir como medio de prueba de que el trabajo fue realizado y como soporte de las conclusiones obtenidas una vez finalizado el trabajo.

 

Los métodos o procedimientos técnicos de relevamiento son:

 

  • Métodos básicos: a saber, descriptivos, cuestionarios y cursogramas.
  • Métodos alternativos: resultan una combinación de métodos.

 

A continuación se efectúa una breve definición guía de los métodos antes mencionados:

 

Método descriptivo: Es la narración o descripción detallada, en forma de relato, de las características de los sistemas o el modo de operar de una organización, referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etc.

 

Método de los cuestionarios: Se basa en un conjunto de preguntas standard presentadas por escrito en un formulario pre-impreso sobre los aspectos fundamentales del control interno que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en el ente.

Dentro de este método existen tres categorías o procedimientos, pregunta-respuesta libre; pregunta-respuesta alternativa codificada, a saber: sí, no, no aplicable; y finalmente pregunta respuesta alternativa o codificada más una narrativa aclaratoria.

 

Método de los cursogramas: El cursograma o flujograma es la representación gráfica del sentido o recorrido de un conjunto de información o de un sistema o proceso administrativo u operativo, dentro del contexto de la organización , mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones, registraciones, controles que ocurren en forma oral u escrita en las tareas diarias del ente.

Los cursogramas tienen dos grandes partes componentes que son la simbología y la diagramación.

 

Método de los cuestionarios

 

A continuación ofrecemos el desarrollo de los Cuestionarios, los cuales como se ha señalado anteriormente, representan un conjunto de preguntas que brindan un amplio espectro de interrogantes que deben adaptarse al tipo de empresa que se quiere evaluar.

Es decir que el auditor seleccionará las preguntas que se quieren formular y desechará aquellas que no considera apropiadas por el tipo de empresa en estudio. Asismismo cuando crea necesario, incorporará preguntas muy particulares y/o específicas que no contempla el manual.

 

A los efectos de un adecuado ordenamiento se presentarán a continuación los cuestionarios por áreas y rubros, destacándose que los mismos constituyen papeles de trabajo del auditor.

 

Indice Sobre Cuestionarios Desarrollados

· CAJA Y BANCOS.

· CRÉDITOS DIVERSOS.

· COMPRAS.

· RECEPCIÓN.

· CUENTAS A PAGAR.

· INVERSIONES.

· BIENES INTANGIBLES.

· BIENES DE USO.

· PREVISIONES.

· DEUDAS NO COMERCIALES.

· BIENES DE CAMBIO.

· IMPUESTOS.

· PATRIMONIO NETO.

· REMUNERACIONES Y CARGAS SOCIALES.

· VENTAS Y CRÉDITOS.

· AREA DE SISTEMAS.

· DISPOSICIONES LEGALES Y ESTATUTARIAS.

· ASUNTOS LEGALES.


 

 

CAJA Y BANCOS

 

SI

 

NO

 

N.A.

 

Comentarios

 

a): General

 

1) Se halla el sector separado de otros?

 

2) Están las funciones -dentro del sector de caja- segregadas de tal forma, que faciliten al máximo el control interno posible?

 

3) Están claramente definidas las líneas de autoridad y responsabilidad?

 

4) Existen manuales de funciones y procedimientos escritos?

 

5) Hay normas o instrucciones de trabajo por escrito?

 

6) Están las cuentas bancarias autorizadas por el Directorio?

 

7) Cuántas ctas. bancarias están abiertas y cuales son los motivos?

 

8) Si existen ctas. Bancarias abiertas inactivas, por qué se las mantiene?

 

9) Los firmantes de las cuentas bancarias, están autorizados por el Directorio?

 

10) Es informado un Banco, cuando una persona autorizada no pertenece más a la empresa?

 

11) Están todas las cuentas bancarias registradas en el Mayor General, en el Subdiario de Caja y en el Libro Bancos?

 

12) Son registradas las transferencias de un banco a otro en los libros contables, utilizándose una cuenta de Mayor General para las mismas?

 

13) Las funciones del cajero están limitadas a las especificaciones de la caja?

 

14) Tiene prohibido el cajero el acceso a la registración contable y a las cuentas de deudores o clientes?

 

15) Lleva el cajero solamente la documentación y los registros oficiales de caja?

 

16) Recae sobre un funcionario ajeno al sector la responsabilidad por la custodia de:

a) títulos negociables?

b) documentos a cobrar?

c) otros valores negociables?

d) quién es ese funcionario?

17) Está centralizada la responsabilidad de los cobros y depósitos de efectivo en el menor número posible de personas?

 

18) Realiza el personal del sector alguna de las siguientes funciones:

a) confección de facturas, notas de débito o crédito o registración de las mismas?

b) llevar o tener acceso a los registros de cuentas a cobrar; ayudar a balancear y analizar la antigüedad de saldos, o participar en la preparación y el envío de los saldos de cuentas?

c) Autorizar créditos o aprobar descuentos, devoluciones o bonificaciones?

d) gestionar la cobranza y dar de baja las partidas incobrables?

e) obtener extractos bancarios o cheques pagados de los depositarios, tener acceso a esos resúmenes y cheques o conciliar las cuentas de los bancos?

f) tener la custodia de valores o documentos?

g) llevar el Mayor General y el Subdiario de Caja?

h) preparar o aprobar órdenes de pago?

i) preparar, firmar o enviar cheques por correo?

j) firmar o endosar obligaciones ( pagarés, etc)?

k) preparar sueldos y jornales, hacer los cheques y entregar los sobres al personal?

l) tener bajo custodia salarios no reclamados?

 

19) Se efectúan controles o revisiones internas de las operaciones?

a) Quién los hace?

b) Con qué frecuencia?

 

20) Se realiza diariamente un arqueo de fondos?

 

21) Se deja constancia escrita de los mismos?

 

22) Efectúa algún funcionario ajeno al sector el arqueo de los fondos?

a) Quién los hace?

b) Con qué frecuencia?

c) Deja constancia escrita?

 

23) Es política de la empresa no aceptar cheques con fecha adelantada?

a) En caso negativo, se lleva control por cliente de los cheques con fecha adelantada?

b) Quién lo hace?

 

B): Operación de los fondos

 

24) Hay políticas con respecto a:

a) Descuentos otorgados?

b) Descuentos a tomar?

c) Máximos y mínimos de efectivo?

d) Saldo en cuenta corriente bancaria?

e) Colocaciones temporarias de los excedentes monetarios?

f) Centralización o descentralización de fondos?

g) Descuento de documentos en bancos e instituciones financieras?

h) Solicitud de créditos en dinero?

 

25) Están expresadas por escrito esas políticas?

 

26) Hay normas para el cumplimiento de esas políticas?

 

27) Se tiene información sobre el estado o la situación financiera del ámbito donde actúa la empresa?

 

28) Hay un límite monetario en la autorización del movimiento de fondos?

 

29) Quénes son los responsables?

 

30) Se ajustan dichos montos por la evolución de la empresa o del mercado?

 

31) Existe un presupuesto de caja?

 

32) Con qué frecuencia se realiza?

 

33) Qué período abarca?

 

34) De dónde provienen los fondos?

 

35) Son adecuadas las bases tomadas para su preparación?

 

36) Se comparan las cifras reales con las presupuestadas?

 

37) Se analizan los desvíos?

 

38) Se informan los desvíos al nivel adecuado?

 

39) Hay medidas de seguridad y protección de fondos adecuadas para los valores en cartera?

 

40) Hay funcionarios responsables a cargo de la custodia de cajas chicas o fondos fijos?

 

41) Existe un seguro sobre los valores en tránsito de la empresa?

 

 

 

C): Cobranzas-Ingresos de fondos

 

42) Hay normas o instrucciones sobre el procedimiento de cobranzas?

 

43) Son claras y precisas las normas?

 

44) Son escritas?

 

45) Son adecuadas?

 

46) Es abierta la correspondencia por personal no relacionado con el manejo de fondos y cuentas a cobrar?

 

47) Se lleva un registro en el que se anotan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia?

 

48) Son entregados al cajero los valores recibidos por correspondencia contra constancia o firma de su recepción?

 

49) Cuál es la constancia?

 

50) Se compara el registro de cheques y valores con las anotaciones en el registro de cobranzas?

 

51) Cuáles son las fuentes fundamentales u orígenes del efectivo recibido?

 

52) Dónde y cómo se recibe el efectivo?

 

53) Qué clase de registros de ingresos de caja se usan?

 

54) Quién los lleva?

 

55) Tienen acceso a los ingresos de caja personas ajenas al sector?

 

56) Son los cheques cruzados y estampados, inmediatamente después de recibirse, con un sello de depósito restrictivo?

 

57) Quién lo hace?

 

58) Se depositan las cobranzas diariamente?

 

59) Son depositadas en su totalidad?

 

60) Son depositadas con la misma composición que se recibió ?

 

61) Mantiene el cajero un control sobre las cobranzas y otros ingresos que son depositados en los bancos?

 

62) Se recibe directamente del banco, por una persona independiente del cajero, una copia sellada por el banco?

 

63) Se comparan con el registro de ingresos de caja, partida por partida, dichas boletas de depósito selladas por el banco?

 

64) Se cerciora la gerencia de que las cobranzas fueron depositadas en los bancos?

 

65) Hay depósitos en cajeros automáticos?

 

66) Si los hubiera, cómo se controlan?

 

67) Contienen las boletas detalles que puedan identificar los valores depositados?

 

68) Se pagan cheques con dinero en efectivo proveniente de las cobranzas?

 

69) Le está prohibido al cajero el canje de cheques de funcionarios y empleados de la empresa?

 

70) Se pasan los cobros a los libros o registros de cuentas por cobrar con los datos de los ingresos de caja diarios?

 

71) Se preparan recibos por toda cobranza?

 

72) Son pre-numerados?

 

73) Son confeccionados el original y las copias en forma simultánea?

 

74) Existen recibos:

a) oficiales?

b) provisorios?

c) de documentos?

d) para casos no provenientes por ventas o cobranzas?

75) Figura en los recibos:

a) detalle del pago?

b) descuentos otorgados?

c) valores recibidos?

 

76) Son legibles las copias?

 

77) Esa adecuado el formulario?

 

78) Cumple con los requisitos legales (fiscales)?

 

79) Quién lo prepara?

 

80) Se efectúa el control numérico secuencial de los recibos antes del depósito?

 

81) Son los talonarios de recibos en blanco, o que no están en uso, controlados en forma que se impida su utilización indebida?

 

82) Son custodiados por una persona ajena a caja?

 

83) Quién es la persona?

 

84) Son entregados contra recibo de recepción?

 

85) Son entregados contra la devolución del talonario anterior?

 

86) Se realizan comprobaciones por sorpresa a fin de comprobar que todo el efectivo recibido ha sido debidamente registrado y contabilizado?

 

87) Quién lo hace?

 

 

D): Egresos de fondos-Desembolsos con cheques

 

88) Hay suficiente independencia entre los funcionarios autorizados a firmar cheques para que existan garantía y seguridad eficiente?

 

89) Alguno de los funcionarios autorizados a firmar cheques debe:

a) abrir correspondencia o relacionar ingresos recibidos por correspondencia?

b) actuar como cajero, o tener acceso a la caja?

c) realizar conciliaciones bancarias?

d) aprobar o preparar comprobantes de pago?

e) tener a su cargo el fondo fijo?

 

90) Se comunica a los bancos cuando un firmante autorizado deja de serlo?

 

91) Se efectúan los egresos de fondos solamente sobre la base de comprobantes debidamente autorizados, aprobados y con los justificativos adjuntados?

 

92) Revisan quiénes firman el cheque, la orden de pago y los comprobantes que la respaldan?

 

93) Se anotan los datos del pago en los comprobantes, para evitar duplicaciones de pagos?

 

94) Cómo se hace?

 

95) Quién lo hace?

 

96) Se coloca un sello que dice “pagado” en los comprobantes?

 

97) Se coloca un sello fechador?

 

98) Está prohibida la emisión de cheques al portador?

 

99) Se deja constancia de la firma mediante escritura de la inicial del firmante en los comprobantes?

 

100) Se cruzan los cheques emitidos?

 

101) Son los talones de las chequeras:

a) inicialados por los firmantes?

b) adosados a los comprobantes de pago?

c) guardados con la chequera?

d) Se conservan los cheques anulados o mal confeccionados a fin de controlar la correlatividad numérica?

102) Se hace una orden de pago con el cheque mal redactado?

 

103) Son los cheques, una vez firmados:

a) entregados o remitidos al beneficiario por una persona ajena a caja?

b) entregados al sector correspondencia por el último firmante?

 

104) Opera la empresa con bancos que devuelven los cheques una vez pagados?

 

105) En caso afirmativo explique las tareas que se realizan al respecto.

 

 

e): Egresos de fondos-Desembolsos en dinero en efectivo

 

106) Se realizan los pagos de gastos menores por medio de fondos fijos?

 

107) Existen normas o procedimientos al efecto?

 

108) Son claras y precisas?

 

109) Están por escrito?

 

110) Son adecuadas?

 

111) Indicar la cantidad de fondos fijos o cajas chicas que hay distribuidos en la empresa y quiénes son los responsables.

 

112) Los montos de los fondos son adecuados?

 

113) Se ajustan o se revisan periódicamente?

 

114) Está el fondo fijo bajo la responsabilidad del cajero?

 

115) Se ha establecido una suma máxima o límite a pagar en efectivo?

 

116) Es una sola persona la responsable de cada caja chica?

 

117) Se utilizan formularios tipo para la rendición de gastos?

 

118) Son confeccionados en tinta o impresos?

 

119) Detallan el monto en números y letras?

 

120) Contienen los datos y firma del beneficiario?

 

121) Están acompañados de los comprobantes justificativos?

 

122) Están los comprobantes de gastos autorizados?

 

123) Se autorizan antes de producirse el pago?

 

124) Por quién?

 

125) Se comprueban correctamente los comprobantes de pago por fondo fijo antes de efectuar el reembolso?

 

126) Al realizarse el reembolso se deja constancia del pago en los comprobantes para evitar duplicación de pagos?

 

127) Se aplica el sello pagado?

 

128) Se coloca el sello fechador?

 

129) Cuándo se presentan gastos para ser reintegrados, se acompañan los comprobantes respaldatorios?

 

130) Es revisada dicha presentación o rendición por otro sector que no sea caja?

 

131) Quién las autoriza?

 

132) La autorización es previa al pago?

 

133) Se usan los formularios “vales”, para retirar fondos para efectuar gastos?

 

134) Están confeccionados con tinta?

 

135) Están los montos indicados en letras y números?

 

136) Se detalla el concepto del gasto a realizar?

 

137) Indican el nombre y apellido del que retira y su firma?

 

138) Indican la fecha de retiro?

 

139) Son rendidos inmediatamente?

 

140) Existe un límite de tiempo establecido para la rendición?

 

141) Quién controla la rendición de los vales?

 

142) Se expiden los cheques de reembolso a la orden de los custodios de los fondos?

 

143) Se evita realizar en todos los casos anticipos de salarios con los fondos?

 

144) Se comprueban los fondos mediante arqueos sorpresivos?

 

145) Quién los efectúa?

 

146) Con qué frecuencia?

 

 

F): Movimientos bancarios

 

147) Son las cuentas bancarias conciliadas regularmente por la sociedad?

 

148) Con qué frecuencia?

 

149) Se utiliza un formulario especial para efectuar las conciliaciones?

 

150) Son las conciliaciones preparadas y supervisadas por un empleado que no tiene intervención en la preparación, aprobación o firma de los cheques emitidos?

 

151) Quién es la persona?

 

152) Obtiene la persona que efectúa las conciliaciones, directamente del banco o del sector correspondencia, los extractos bancarios y los cheques pagados si son devueltos por el banco?

 

153) Quién es esta persona?

 

154) Se emplean cuentas de movimiento para la transferencia entre bancos?

 

155) Se hace la comprobación de las transferencias entre bancos para determinar que han sido contabilizadas sin demora por éstos y que fueron debidamente registradas?

 

156) Son las conciliaciones revisadas por un funcionario responsable?

 

157) Son investigados los importes conciliatorios no usuales?

 

158) Son las notas de débito y crédito bancarias controladas por un sector ajeno a la caja?

 

159) Se realizan cartas de reclamos a los bancos?

 

160) Quién las realiza?

 

 

g): Movimientos contables

 

161) Existen normas y procedimientos administrativos?

 

162) Están por escrito?

 

163) Son claras y precisas?

 

164) Los libros en vigencia cumplen las disposiciones legales?

 

165) Existe el libro Caja?

 

166) Existen los subdiarios?

 

167) Es la registración consistente con la planificación financiera?

 

168) Está la registración contable al día?

 

169) Obtiene el sector Contaduría los siguientes comprobantes (copias):

a) facturas de contado?

b) recibos?

c) órdenes de pago?

d) rendiciones de fondos fijos?

e) notas de débito y crédito?

f) notas de débito y créditos y extractos bancarios?

 

170) Se realizan los controles de cada uno de los formularios recibidos?