Miércoles, 27 Oct 2021
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Manual de Auditoría - 12 PDF Imprimir E-mail

UNIDAD DE AUDITORÍA DE PROYECTOS DE ORGANISMOS MULTILATERALES DE CRÉDITO

(APROMUC)


CORRESPONDIENTE AL HONORABLE TRIBUNAL DE CUENTAS

DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

 

 

Guía Operativa

de

Programación de las Auditorías


Introducción

La secuencia de etapas que habitualmente se verifican al llevar a cabo una auditoria podemos decir que son tres, planificación, ejecución y conclusión. éstas implican que la auditoria es un proceso secuencial con punto de partida y otro de terminación.

 

Nos ocuparemos específicamente a la etapa de planificación, la cual lleva implícito dos objetivos básicamente, el primero que la actividad resulte efectiva, permitiendo llegar al cumplimiento de los objetivos perseguidos y el segundo, que la actividad resulte eficiente, es decir, que asegurada la efectividad, la misma se alcance utilizando los recursos y tiempos estrictamente necesarios.

 

Se ha señalado que la planificación puede dividirse en dos momentos distintos, en el primero se define cuál será la estrategia a seguir sobre la base del conocimiento e información mantenida por la entidad a auditar y se la denomina planificación estratégica.

 

El segundo momento, luego de definir la estrategia global, se discriminan para cada uno de los distintos componentes cuáles son los procedimientos a realizar para completar esa estrategia y se detalla cómo se llevarán a cabo, se la denomina planificación detallada.

 

 

Planificación Estratégica

Los siguientes son aspectos necesarios a considerarse para cumplimentar esta etapa.

 

Uno es el conocimiento acumulado del ente, es decir, para el caso de un auditoria recurrente es importante, ya que se acumulan conocimientos del negocio, su medio de control, su gerencia y sus sistemas de información, contabilidad y control; es decir tenemos un conocimiento anterior sobre los riesgos inherentes y situación del control interno imperante en la entidad. Así, la evidencia obtenida como parte de exámenes anteriores, por lo general, continúa teniendo relevancia. El enfoque de la auditoria aprovecha permanentemente estas realidades confiando, en las circunstancias apropiadas, en la evidencia de control obtenida en años anteriores.

 

Para el caso de primeras auditorías, ofrecemos la siguiente guía de consideraciones que deben realizarse a los efectos de una adecuada planificación estratégica:

 

Obtener información sobre el tipo de ente a auditar, en cuanto a su estructura jurídica y/o requerimientos legales, estados financieros y todo otro tipo de información inherente a efectos de definir los componentes del ente, además de requerir sobre su situación económica, política de ventas, etc.

 

Conocer sobre la naturaleza del negocio a que el ente se dedica, para definir los procedimientos de auditoria que resulten necesarios, de acuerdo con el rubro de productos y/o actividades que genera.

 

Evaluar el control interno, a través de analizar el ambiente de control; por éste último podemos definir que refleja la actitud y compromiso que tiene la gerencia para establecer un clima positivo a la implantación y ejecución de operaciones controladas de los negocios ya que un ambiente de control fuerte, permite depositar confianza en los controles; también los sistemas de información, además habría que definir naturaleza y alcance de los sistemas del ente, sí posee procesamiento computarizado o manual, cuál es el software de sistemas con que opera, configuración y estructuras de las operaciones computarizadas.

 

Definir los términos de referencia, que consiste en determinar cuáles son las responsabilidades que el auditor asume en el trabajo, cuáles serán sus responsabilidades en materia de informes, informes especiales, restricciones al alcance del trabajo

 

Una vez satisfechas las anteriores tareas se procede a dividir el conjunto de la labor de auditoria en partes manejables, denominada componentes.

 

Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones y tiene relación directa con partidas presentadas en los estados financieros. Por ejemplo, ciclo ventas/cuentas a cobrar/cobranzas; otro compras/cuentas a pagar/pagos; otro existencias/costos de producción, entre otros.

 

Divididos los estados contables en componentes, corresponde definir el enfoque de auditoria a aplicar y en dicho enfoque influirán dos elementos, el ambiento de control y los riesgos inherentes.

 

Un análisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitirá concentrar la labor de auditoria total en aquellas áreas que presentan mayor riesgo.

 

Planificación detallada

En la etapa anterior se trabaja con la auditoria en su conjunto, como un todo, en cambio en ésta etapa se trabaja cada componente en particular, en forma separada del resto de los componentes.

 

Como hemos dicho la tarea del auditor al planificar estratégicamente, consiste en concentrar los esfuerzos de auditoria en las áreas de mayor riesgo y, en particular, en lo que se denominan afirmaciones.

Las afirmaciones son el eje central de la labor de auditoria a realizar. Hay muchas afirmaciones subyacentes en un juego de estados financieros.

 

Las afirmaciones son manifestaciones que realiza la gerencia cuando presenta los estados financieros, están divididos en tres grupos: veracidad, integridad y valuación y exposición.

 

Veracidad, trata de determinar si el ente es propietario o posee derechos respecto a los activos registrados y ha contraído los pasivos contabilizados, si los activos, pasivos y transacciones son reales, si los activos existen, si las transacciones han ocurrido y si están debidamente autorizadas.

 

Integridad, analiza si todas las transacciones están contabilizadas, incluidas en los estados financieros, registradas en las cuentas correctas, adecuadamente acumuladas y registradas en él, o atribuidas al período contable correcto.

 

Valuación y exposición, analiza si cada transacción esta correctamente calculada y reflejada por su monto apropiado; si los activos y pasivos están correctamente valuados, cada uno de acuerdo con su naturaleza y normas contables aplicables y se reflejan los hechos y circunstancias que afectan su valuación.

 

La definición de estas afirmaciones sirve para determinar, sobre la base de la evaluación preliminar de riesgo inherente y de control, qué grupo esta más afectado por la presencia de determinado nivel de riesgo.

 

Para la selección de los procedimientos de auditoría, corresponderá tener en cuenta cuál es toda la gama posible de procedimientos a aplicar.

 

Los procedimientos posibles responden a dos grupos:

 

Los procedimientos sustantivos y las pruebas de controles; a su vez dentro de los procedimientos sustantivos están incluidos los procedimientos analíticos y las pruebas detalladas de transacciones y saldos.

 

Los procedimientos de auditoría seleccionados constituyen la base para la preparación del programa de trabajo. El programa de trabajo es el detalle, para cada procedimiento, de los pasos necesarios a seguir en el momento de su ejecución con indicación del alcance a aplicar y la oportunidad de su aplicación.

 

 

 

Administración del trabajo

Una vez que el trabajo ha sido planeado, se pone en marcha, lo que implica la necesidad de vigilar su desenvolvimiento, actualmente existen diversas herramientas que coadyuvan en la tarea al auditor responsable, la realización de planillas de tiempos dónde se discriminan las diferentes tareas por áreas, las horas estimadas por colaborador y el vuelco de su desarrollo real en las mismas. Para ello se cuentan con software como planillas de cálculo Excel. Asimismo, relativo a la extensión sobre la base de las tareas y tiempos estimados pueden desarrollarse a través de gráficos Gantt, por medio de software como el Project.

 

La revisión del trabajo realizado por asistentes debe ser practicada tan pronto como sea posible a partir del momento en que la tarea ha sido completada, de tal manera que cualquier duda que requiera aclaración pueda ser solucionada cuando todavía lo realizado por el colaborador se encuentra fresco en su mente.

 

Formularios y/o guías prácticas

A continuación ofrecemos un modelo de Memorando de Planeamiento:

 

 

MEMORANDO DE PLANEAMIENTO

 

Cliente:

Estados contables al:

Preparado por:

Revisado por:

 

I. Plazos para presentar los informes

 

1. Dictamen y estados contables auditados:

2. Carta con recomendaciones sobre control interno y otros aspectos surgidos de la

auditoria:

(Solicitado por la entidad según carta del ………ver legajo de correspondencia).

 

II. Aspectos de control interno

 

1. Ver nuestra carta del…………

2. En particular, tener en cuenta los párrafos:

-sobre la necesidad de controlar adecuadamente los cortes de gastos al cierre del

ejercicio.

-sobre conformidad de remitos de proveedores sin salvedades, a pesar de no haberse

procedido al control de calidad previo.

 

III. Principios contables

 

( Se destacan observaciones correspondientes a la verificación en cuanto a la aplicación

de los PCGA)

 

IV. Otras situaciones que pueden afectar nuestro trabajo:

 

1. El uso de ciertos componentes químicos que la empresa posee han sido recientemente prohibidos por resolución de la Secretaria de Medio Ambiente. La sociedad está considerando constituir previsiones para su desvalorización o lograr el reembarque al proveedor del exterior.

 

V. Sugerencias para mejorar el programa de trabajo:

 

1. Adelantar la visita preliminar para así discutir con la entidad de problemas contables que pueden requerir la realización de ajustes a las cifras de los estados financieros.

2. Emplear cursogramas para evaluar el sistema de control interno en las áreas de compras, pagos,cobranzas,etc.

3. Examinar ajuste retroactivo de diferencias temporarias acumuladas al ………..(Impuesto a las Ganancias) en visita preliminar.

 

VI. Programa de visitas

Tiempo a emplear(estimación provisoria)

En las oficinas del cliente:

Visita preliminar (*)…………………………….. 200

Presencia en inventarios ………………….. 20

Visita final……………………………………….......... 300

520

Supervisión ……………………………………......... 50

Tareas de oficina ……………………………….. 40

610 Horas

 

(*) Incluye arqueos y pedidos de confirmaciones a deudores y acreedores

 

 

VII. Colaboración del cliente

 

a) preparará, bajo nuestra supervisión, los pedidos de confirmaciones a clientes y proveedores

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Planilla de control de tiempos Visita preliminar

 

 

 

Cliente:__________________________

TAREAS

 

 

TOTAL

DEL MES

 

TOTAL

ACUM.

 

TOTAL

PLAN

 

 

DESVÍOS

 

General

 

 

 

 

Patrimonio Neto

 

 

 

 

Pasivos a largo Plazo

 

 

 

 

Bienes de Uso, etc.

 

 

 

 

Compras, etc.

 

 

 

 

Sueldos y cargas sociales.

 

 

 

 

Existencias y costo de ventas

 

 

 

 

Ventas y deudores por ventas

 

 

 

 

Caja y Bancos.

 

 

 

 

Inversiones

 

 

 

 

Otras cuentas a cobrar

 

 

 

 

Intangibles

 

 

 

 

Otras cuentas a pagar

 

 

 

 

Intangibles

 

 

 

 

Resultados

 

 

 

 

Contingencias

 

 

 

 

Resultados

 

 

 

 

Estado de origen y aplicación de fondos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Estados contables

 

 

 

 

Otros informes

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Confeccionó:

 

 

 

 

Supervisó:

 

 

 

 


Ejemplo de un programa de trabajo para un ciclo de transacciones:

 

Aquí debemos destacar que se deben incluir en el mismo alcance de las tareas y el cálculo de horas previstas para cada tarea y luego asimilar las horas reales insumidas.

 

 

PROGRAMA DE TRABAJO

 

Empresa: XX

Auditoria al: …/…./……

 

 

Area: Ventas y cuentas a cobrar por ventas

 

Objetivo: Determinar

 

1) Si las ventas contabilizadas son reales.

2) Si todas las ventas efectuadas se encuentran contabilizadas

3) Si las cuentas a cobrar que aparecen en libros son de titularidad de la empresa( en particular que no se encuentren cuentas ya cobradas).

4) Si las cuentas a cobrar se encuentran adecuadamente valuadas y se han computado todas las previsiones regularizadoras necesarias.

5) Si las cuentas a cobrar y las ventas aparecen adecuadamente expuestas.

6) Si el IVA se está calculando correctamente.

7) Si los subdiarios de ventas cumplen con los requisitos legales.

 

 

Control Interno:

 

Se emplean facturas y remitos prenumerados, las ventas y notas de crédito se registran en único subdiario, a partir del cual se preparan un asiento mensual. Los pases al subdiario mayor de clientes se efectúan diariamente a partir de facturas, notas de débito, notas de crédito, recibos por pagos y asiento de diario especiales. Se preparan balances mensuales de las cuentas de clientes. No se opera con documentos.

 

Elementos que nos suministra el cliente:

 

Listados de cuentas a cobrar al mes que solicitemos, debidamente conciliados con cuentas del mayor.

 

 

 

 

PROCEDIMIENTOS A APLICAR:

 

Visita Preliminar

Cuenta “Ventas”

 

1)Revisar sumas acumuladas con el mayor.

 

2) Comparar créditos a la cuenta del mayor con totales arrojados por los asientos.

 

3) Revisión de sumas en el subdiario ventas.

 

4) Revisión de sumas horizontales en el subdiario de ventas.

 

5) Revisar globalmente el IVA debitado a clientes en cada mes.

 

6) Comprobar los asientos en el subdiario de ventas con los elementos respectivos que los respaldan (facturas, NC por devoluciones y ND por bonificaciones o descuentos por cantidad)

 

7) Con respecto a las facturas seleccionadas según el pto.6 :

 

a) controlarlas con remitos conformados ( cantidades )

b) controlarlas con órdenes de compra recibidas y listas de precios autorizadas

(precios)

c) observar correcta discriminación del IVA.

d) revisar sumas y saldos.

 

8) Con respecto a las notas de crédito por devoluciones seleccionadas en el pto.6:

 

a) controlarlas con informes de recepción autorizados.

b) controlarlas con facturas a las que corresponden.

c) observar correcta discriminación del IVA.

d) revisar sumas y saldos.

 

9) Con respecto a las notas de crédito por bonificaciones seleccionadas según pto.6:

 

a) controlar que las mismas, respondan a lo acordado con el cliente, para ello

comprobar cifras acumuladas de ventas con la cuenta del cliente y porcentajes aplicados con condiciones de venta.

b) observar autorización.

c) observar correcta discriminación del IVA.

d) revisar sumas y cálculos.

10) Seleccionar un número de créditos a las fichas o registros de existencias y controlar los mismos con los correspondientes remitos y facturas, observando luego, su inclusión en el subdiario de ventas.

 

11) En los meses seleccionados, comprobar que se respete la correlatividad numérica de facturas, remitos y notas de crédito emitidas y contabilizadas.

 

NOTA:

Vincular los procedimientos 7, 8, 10 y 11 con el programa de trabajo del área existente y costo de mercaderías vendidas, según se explica en el monto.

 

Cuentas a Cobrar: ( se omite su descripción )

 

 

 

Visita Final

Cuenta: Ventas

 

 

1) Revisar sumas acumuladas en el mayor.

 

2) Observar estadísticas de ventas mensuales, comparar totales mensuales con mayor; observar razonabilidad de la evolución de las ventas del año, y en particular en los meses:

 

3) Si se observase una evolución anormal de las ventas de …………………., aplicar procedimientos similares a los números 2 a 11, indicando alcance.

 

4) Examinar cortes al final del período, de la siguiente manera:

 

a) seleccionar remitos de los últimos dos días del mes de ……………….y los dos primeros del mes posterior al corte y observar su facturación y contabilización se practiquen en los ejercicios correspondientes.

b) seleccionar recepciones por devoluciones y aplicar un control similar al anterior en cuanto a la contabilización de las correspondientes notas de crédito.

c) examinar las NC por bonificaciones emitidas en …………………y ………………, observando que las ventas que les dieron origen pertenezcan a los mismos ejercicios. Además comprobar contabilización en el período de emisión.

 

5) Revisar conceptualmente las notas de crédito emitidas entre la fecha de cierre y de nuestro trabajo para determinar la inexistencia de devoluciones o bonificaciones significativas vinculadas con las ventas del ejercicio.

6) Visualizar cuentas del mayor y subsidiario de ventas a determinar que no existan partidas anormales.

 

 

Deudores por ventas ( se omite su descripción )

 

Confeccionado por:

Aprobación final:

Control de Cumplimiento: