Miércoles, 27 Oct 2021
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Manual de Auditoría - 11 PDF Imprimir E-mail

UNIDAD DE AUDITORÍA DE PROYECTOS DE ORGANISMOS MULTILATERALES DE CRÉDITO

(APROMUC)


CORRESPONDIENTE AL HONORABLE TRIBUNAL DE CUENTAS

DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

 

Guía Operativa

de


Preparación de Papeles de Trabajo


Introducción

El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de auditoría y dar evidencia de que la auditoría se llevó a cabo de acuerdo con la planificación realizada.

Documentación significa el material (papeles de trabajo) preparados por y para, u obtenidos o retenidos por el auditor en conexión con el desempeño de la auditoría. Los papeles de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en papel, película, medios electrónicos u otros medios.

Los papeles de trabajo auxilian en la planificación y desempeño de la auditoría, en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría y registran la evidencia resultante para apoyar la opinión del auditor.

 

 

Forma y contenido

El auditor deberá preparar papeles de trabajo que sean suficientemente completos y detallados para proporcionar una comprensión global de la auditoria.

El auditor deberá registrar en papeles de trabajo la planificación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoria desempeñados, y por lo tanto los resultados, y las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida.

La forma y contenido de los papeles de trabajo son afectadas por asuntos como:

 

  • La naturaleza del trabajo.

  • La forma del dictamen del auditor.

  • La naturaleza y condición de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad.

  • Las necesidades en las circunstancias particulares, de dirección, supervisión y revisión del trabajo desempeñado por los auxiliares.

  • Metodología y tecnología de auditoria específicas usadas en el curso de la auditoria.

 

Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo, facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.

 

Los papeles de trabajo regularmente incluyen:

 

  • Información referente a la estructura organizacional de la entidad.

  • Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios y minutas.

  • Información concerniente a la industria, entorno económico y entorno legislativo dentro de los que opera la entidad.

  • Evidencia del proceso de planificación incluyendo programas de auditoría y cualesquiera cambios al respecto.

  • Evidencia de la comprensión del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno.

  • Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y cualesquiera revisiones al respecto.

  • Evidencia de la consideración del auditor del trabajo de auditoría interna y las conclusiones alcanzadas.

  • Análisis de transacciones y balances.

  • Análisis de tendencias e índices importantes.

  • Un registro de la naturaleza, tiempos y grado de los procedimientos de auditoria desempeñados y de los resultados de dichos procedimientos.

  • Evidencia de que el trabajo desempeñado los procedimientos de auditoría y cuándo fueron desempeñados.

  • Detalles de procedimientos aplicados respecto de componentes cuyos estados financieros sean auditados por otro auditor.

  • Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.

  • Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoria comunicados a, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno.

  • Cartas de representación recibidas de la entidad.

  • Conclusiones alcanzadas por el auditor concernientes a aspectos importantes de la auditoria, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, si los hay, revelados por los procedimientos del auditor.

  • Copias de los estados financieros y dictamen del auditor.

 

Confidencialidad, salvaguarda, retención y propiedad de los papeles de trabajo

El auditor deberá adoptar procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y salvaguarda de los papeles de trabajo y para su retención por un período suficiente para satisfacer las necesidades de la práctica , de acuerdo con requisitos legales y profesionales de retención de registros.

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Aunque algunas porciones o extractos de los papeles de trabajo pueden ponerse a disposición de la entidad a discreción del auditor, no son un sustituto de los registros contables de la entidad.

 

Bases para la preparación de papeles de trabajo

1. Cada hoja deberá ser adecuadamente identificada.

2. Deberá utilizarse una o varias hojas por separado por cada asunto.

3. Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales del auditor que lo preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado, supervisor o gerente que lo revisó.

4. La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y documentos examinados.

5. Todos los papeles de trabajo deberán contener índices que lo relacionen con la hoja sumaria. Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir un adecuado índice cruzado.

6. La fuente de la información mencionada en cada hoja de trabajo, deberá estar claramente establecida.

7. La naturaleza del trabajo de verificación por el auditor deberá indicarse en cada hoja de trabajo. Una revisión de facturas pagadas, por ejemplo, podría completarse con pruebas selectivas de los pedidos respectivos que comprueban la autenticidad de las facturas examinadas.

8. La extensión y alcance de las pruebas selectivas deberán ser claramente mencionadas en cada fase de la auditoria en la que éste procedimiento sea aplicado.

9. La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de la auditoria deberá ser claramente expresada. Cualquiera información obtenida que demuestre ser inapropiada, deberá ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles de trabajo.

10. A medida que avance la auditoria deberá elaborarse una hoja o lista de puntos pendientes de investigación.

11. Se podrá lograr un considerable ahorro en el tiempo invertido por el auditor, utilizando los servicios del personal del cliente. Tales arreglos deberán ser convenidos por anticipado con el cliente.

12. Los papeles de trabajo deberán ser adecuadamente salvaguardados en todo tiempo y en ninguna circunstancia el auditor deberá perder el control sobre los mismos.

13. El uso externo de marcas de color puede ayudar a identificar los procedimientos seguidos en la preparación de los papeles de trabajo y evitar largas explicaciones.

14. Los papeles de trabajo deberán ser colocados en el expediente o legajo de actuación en cada sección determinada, tan pronto como sean concluidas.

15. La repetición de papeles de trabajo deberá considerarse como evidencia de ineficiencia o inadecuada planificación.

16. El auditor deberá llevar consigo una adecuada provisión de papeles de trabajo y otros elementos materiales requeridos.

 

 

Organización de los papeles de trabajo

Durante el proceso de planificación de la auditoría se establece la estrategia que documenta los objetivos del trabajo y determina el alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar.

Una vez que se lo comunican a cada responsable de una tarea los objetivos específicos de su asignación, debe comenzar su preparación de la siguiente manera:

 

  • revisando el memorando de la estrategia de la auditoria y el presupuesto de tiempos en el campo para el examen del año en curso.

  • analizando los resultados de la evaluación ampliada del control interno, si es aplicable, y el programa conexo de auditoria para pruebas de sustentación.

  • analizando los pronunciamientos profesionales aplicables.

  • analizando los papeles de trabajo del año anterior.

 

La calidad de los papeles de trabajo depende de su contenido y ordenamiento, los papeles de trabajo deben ser legibles y lógicos para que la documentación sea clara.

La secuencia de los papeles de trabajo dentro de un rubros debe ser de lo general a lo particular, esto significa de lo más resumido a lo más detallado.

Utilización adecuada de referencias ( tildes, colores, explicaciones narrativas, referencias cruzadas, etc).

El uso del idioma y la ortografía deben ser correctos.

 

Papeles de trabajo típicos

A continuación se ofrece el contenido de papeles de trabajo típicos emergentes de una labor de auditoria:

 

1. Estados contables preparados por la sociedad.

2. Balance de comprobación del mayor.

3. Hojas guía.

4. Resumen de hojas guía.

5. Análisis de cuenta.

6. Programa de trabajo.

7. Hojas de trabajo realizado.

8. Detalles de arqueos, recuentos, etc.

9. Pedido de confirmaciones.

10. Planillas resúmenes de pedidos de confirmaciones.

11. Confirmaciones recibidas de terceros.

12. Pruebas globales.

13. Hojas de comentarios, explicaciones y observaciones.

14. Resúmenes o copias de documentos importantes.

15. Carta de gerencia.

16. Medios de evaluación del control interno.

17. Resúmenes o copias de informes de auditoria interna.

18. Asientos de ajuste propuestos.

19. Resúmenes de puntos importantes sobre los estados contables.

20. Resúmenes de puntos sobre el sistema de control interno.

21. Memorando de planificación.

22. Recordatorio o guía de auditoria.

23. Presupuesto de tiempo.

24. Planilla de tiempo.

25. Memorando con sugerencias para futuros exámenes.

26. Hojas de puntos pendientes.

27. Borradores de informes.

28. Correspondencia.

29. Cálculo de costos y facturas.

30. Duplicados de facturas remitidas.

 

Deficiencias comunes en los papeles de trabajo

Estas deficiencias a menudo originan confusión y pérdidas de tiempo. Para ayudar a evitarles deben tenerse en cuenta entre otras, las indicadas en el siguiente listado:

 

  1. Papel de trabajo no inicialado y fechado por el preparador y/o revisor.

  2. Papel de trabajo sin un “título” adecuado.

  3. Referencia cruzada muy general. El revisor no puede encontrar los papeles de trabajo a que se hace referencia.

  4. Falta o no es clara la razón para referenciar.

  5. Los tildes aparecen en el papel de trabajo sin una leyenda.

  6. El objetivo del papel de trabajo no es claro; no se da ninguna explicación.

  7. Los papeles de trabajo son desprolijos y/o confusos.

  8. No se explican y/o evalúan adecuadamente las excepciones o partidas inusuales.

  9. El contenido del papel de trabajo es ilógico.

  10. Los importes no concuerdan con el balance de saldos.

  11. Fotocopias de calidad pobre, ilegibles, incluidas en los papeles de trabajo.

  12. Se da una explicación detallada para partidas o diferencias insignificantes.

  13. Asuntos para consideración del socio o comentarios de la carta de control interno, no investigados adecuadamente o que estén incompletos.

  14. Una cantidad excesiva de partidas sin terminar, indicadas con anotaciones de pendientes.

  15. El ordenamiento de los papeles no el lógico.

  16. Una cantidad excesiva de trabajo efectuado sobre áreas o saldos contables inmateriales, porque el trabajo era “fácil de hacer”.

  17. Demasiada desconfianza depositada en los papeles de trabajo del año anterior, lo que llevó a no concentrarse en las partidas no usuales o en cambios en saldos contables significativos.

  18. Volver a preparar un papel de trabajo porque preparado por el cliente no tenía el formato exacto que el contador ayudante prefería.

  19. Incluir en los papeles de trabajo documentación del cliente que no es atinente.

 

 

Lista de control de papeles de trabajo para el ayudante

Las siguientes son algunas partidas a considerar que facilitarán su preparación de documentación de buena calidad y evitará las deficiencias en los papeles de trabajo.

 

Antes de comenzar un área de auditoria:

 

  • Cómo afectan a esta área los objetivos del trabajo? ( lea el plan de trabajo ).

  • Cuáles son los objetivos específicos para auditar esta tarea? Qué debo lograr?

  • He revisado el programa de auditoria, la documentación del legajo y los papeles de trabajo del año anterior para obtener el conocimiento del sistema y/o cuenta?

  • El programa de auditoria cumple con los objetivos de la manera más eficiente?

  • Es necesario hacer modificaciones al programa de auditoria? ( Esté atento a circunstancias cambiantes tanto en el contexto de la empresa como fuera de él ).

  • Cuál formato de papel de trabajo documentará mejor cada paso de auditoria? Antes de comenzar a preparar un papel de trabajo, piense que quiere lograr con él y luego formule la diagramación.

  • Puedo mejorar la presentación del año anterior?

  • He discutido todas las ideas indicadas con el CET antes de comenzar el trabajo y continuamente durante el trabajo de auditoria?

 

Antes de entregar los papeles de trabajo para su revisión:

 

  • Cada papel de trabajo ha sido fechado e inicialado?

  • Cada papel de trabajo incluye un encabezamiento, por ej: nombre del cliente, descripción de los objetivos del papel de trabajo y fecha de exámen?

  • El encabezamiento explica claramente el objetivo del papel de trabajo? Si no es así, debe ser aclarado el encabezamiento o se debe incluir una nota en un lugar destacado enunciando el objetivo del papel de trabajo.

  • Es obvia la naturaleza de la cuenta? Si no lo es, se debe proporcionar una explicación.

  • Los papeles de trabajo están organizados de modo lógico? (es decir, planillas llave, seguidas de una secuencia lógica de papeles que las sustenten).

  • Alguien no familiarizado con el papel de trabajo verá claramente los objetivos de auditoria?

  • Los papeles de trabajo documentan adecuadamente la naturaleza y el alcance del trabajo efectuado?

  • Es claro que se han alcanzado (o no) los objetivos de la auditoria, esto es, he logrado lo que me propuse hacer?

  • Los papeles de trabajo reflejan claramente esto?

  • Se han resuelto todas las partidas pendientes?

  • Se han identificado todas las áreas con problemas y se ha tomado una resolución sobre ellas?

  • Existe algún aspecto de una transacción o hecho importante que esté fuera de lo que es normal en la empresa?. (Verifique que existe un sustento con autoridad para las posiciones del cliente. Se deben incluir en los papeles de trabajo copias de las secciones aplicables de los pronunciamientos profesionales y deben ser claramente referenciados. También se debe hacer referencia a los asuntos para la consideración del socio cuando sea apropiado).

  • Las notas y memorandos de los papeles de trabajo son claras y concisas?

  • Los memos reflejan buenas habilidades de redacción, por ej., sintaxis, puntuación, ortografía?

  • Están explicados todos los tildes?

  • Se han usado más de una vez los mismos tildes?

  • Están numerados y claramente referenciados en forma cruzada todos los papeles de trabajo?

  • Han sido conciliadas o atadas todas las cuentas relacionadas?

  • Se han identificado las recomendaciones a efectuar a la gerencia?

  • He completado dos veces para determinar que el programa de auditoria ha sido firmado para indicar su cumplimiento?

  • Se ha hecho una adecuada referencia al programa de auditoria en los papeles de trabajo?

  • He sobreauditado?

  • Son necesarios todos los papeles de trabajo y todos los tildes?

  • Ahora que he completado los papeles de trabajo, si tengo sugerencias para incrementar la efectividad o la eficiencia, las he comentado al senior para su posible utilización el año próximo?