Miércoles, 27 Oct 2021
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UNIDAD DE AUDITORÍA DE PROYECTOS DE ORGANISMOS MULTILATERALES DE CRÉDITO

(APROMUC)


CORRESPONDIENTE AL HONORABLE TRIBUNAL DE CUENTAS

DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

 

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

1

 

MISION DE LA UNIDAD

Se puede definir a la misión de la Unidad como:

“Brindar, dentro del marco de estándares y normas profesionales internacionales, el nivel de eficacia, eficiencia y efectividad necesarios para asegurar, razonablemente, la confiabilidad de los actos administrativos ejecutados por sectores y/u organismos mixtos, sociedades u otros entes encargados de la implementación de proyectos financiados por préstamos de organismos multilaterales de crédito”.

 

OBJETIVOS DE LA UNIDAD

a) Emitir opinión calificada sobre los requerimientos de información solicitados por los OMC en relación con los préstamos que otorgan para financiamiento de proyectos.

b) Generar los informes y elementos adecuados para sustentar los desvíos observados brindándolos, a quien corresponda, para la prosecución de acciones que se deriven en tal sentido.

c) Dotar de los elementos de gerenciamiento adecuados a través de auditorías integrales y/u operacionales que permitan, a los directores de proyecto mejorar los procedimientos y acciones conducentes a la obtención de las metas y objetivos prefijados para los proyectos que lideran.

d) Brindar, en el caso de las auditorías financieras, un valor agregado a las opiniones emitidas a través de la generación de informes que versen sobre materias de gerenciamiento y control relacionadas directamente con la etapa de definición del tipo de auditoría a realizar.

e) Establecer un cronograma de cumplimiento de los desvíos o problemas detectados identificando responsables, tiempo de cumplimiento y cuantificación de los problemas potenciales o reales asociados a su no realización

ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD

Para el cumplimiento de los objetivos considerados, la unidad debe conformar un equipo de trabajo con características de organización y procedimientos similares a los existentes en las consultoras de primera línea que operan en el mercado.

Independientemente de la definición de los puestos, su cobertura se puede establecer ad-hoc para cada proyecto en particular (a través de su definición específica y contratación en función del nivel de tarea a realizar) o mediante la conformación de un equipo estable (con miembros contratados o en relación de dependencia).

En cualquier caso, la dependencia de esta unidad se debe establecer como un cuerpo staff dependiente del máximo nivel de cada uno de los organismos intervinientes, única forma de garantizar una relación fluida con los entes controlados.

En función del nivel de tareas base que se deberán desarrollar en función de los requerimientos internacionales de los OMC, la estructura de la unidad se establecerá como:

PUESTO

DEPENDE DE:

NIVEL INTERNO

 

 

 

Coordinador General de Auditoría de Proyectos (CGAP)

 

1

 

 

 

Líder de Proyecto (LP)

Coordinador General de Auditoría de Proyectos

2

 

 

 

Encargado de Proyecto (EP)

Líder de Proyecto

3

 

 

 

Asistente Experimentado (AE)

Encargado de Proyecto

4

 

 

 

Asistente Intermedio (AI)

Asistente Experimentado

5

Asistente Base (AB)

Asistente Experimentado

6

 

 

 

 

Cabe destacar que:

Pueden existir hasta dos (2) Coordinadores Generales de Auditoría de Proyectos. En cambio, y según la cantidad y calidad de las tareas a desarrollar, puede existir más de un (1) de Líder de Proyecto.

Por cada proyecto, la relación no puede superar a un Encargado de Proyecto dependiente de cada Líder de Proyecto.

Los objetivos y funciones previstas para cada puesto, se dividen en cuanto a la especialidad a desarrollar relacionada con el encargo de cada OMC y el proyecto analizado.

Es así que podemos dividir a las funciones en lo que hace a la auditoría de estados financieros (e informes asociados) y la auditoría integral y/u operacional como dos grandes áreas de especialización.

En tal sentido, se desarrollan a continuación las funciones específicas a cada puesto, teniendo en cuenta que, en todos los casos, las fases del trabajo de auditoría comprenden:

Planificación

Riesgo Auditoría/Materialidad

Ejecución

Aplicación programas de trabajo (*)

Finalización de las tareas

Emisión informe

(*) pruebas sustantivas/cumplimiento

 

AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS / CUMPLIMIENTO

 

ADMINISTRACION DEL TRABAJO

RELACIONES CON LA INSTITUCION / PROYECTO

RESPONSABILI-

DADES GENERALES

CGAP (Coordinador General de Auditoría de Proyectos

 

 

 

1. Evaluar el ambiente de control y la información recopilada sobre la institución / proyecto objeto de auditoría.

2. Participar en la determinación y aprobación preliminar del nivel de materialidad y la estrategia de auditoría en orden a la emisión del Memorándum de Planificación de Auditoría (MPA).

3. Revisar el Memorandum Resumen de Auditoría (MRA) (asuntos para consideración del CGAP) y papeles de trabajo (PT) según sea necesario.

4. Revisar los Estados Financieros, Informes y cualquier otro reporte a elevar a la Institución.

5. Realizar el control cruzado (quality control) al operar como CGAP alterno. (tareas de cross-check)

6. Firmar los informes (dictámenes) una vez finalizado el trabajo

 

 

1. Determinar forma, contenido y frecuencia de comunicaciones.

2. Adquirir el conocimiento suficiente de la organización de la Institución / Proyecto, sus métodos de contabilización y problemas de la industria a los efectos de formarse una opinión del desempeño general de la organización, sobre todo de las áreas de contabilidad y auditoría interna.

 

 

1. Estar familiarizado con la literatura contable y de auditoría tal como las publicaciones del INTOSAI, IFAC, AICPA, etc. y las de la CGP y del Tribunal de Cuentas de la Pcia de Bs. Aires pertinentes.

2. Dirigir los exámenes de manera que den el máximo beneficio en experiencia y conocimientos a sus subordinados.

3. Mantener un alto nivel en capacitación personal mediante un programa continuo de autoexamen crítico

4. Informes personales sobre el líder de proyecto (evaluación de desempeño).

LP (Líder de Proyecto)

 

 

 

1. Evaluar el ambiente de control y la información recopilada sobre la institución / proyecto objeto de auditoría.

2. Participar en la determinación preliminar del nivel de materialidad y la estrategia de auditoría en orden a la emisión del Memorándum de Planificación de Auditoría (MPA).

3. Dirigir la planificación de la auditoría y el desarrollo de la estrategia

4. Revisar y aprobar la planificación de la auditoría y del personal asignado.

5. Revisar y aprobar los programas de trabajo de la auditoría.

6. Revisar los papeles de trabajo preliminares.

7. Revisar los problemas significativos detectados en la auditoría preliminar.

8. Discutir con el EP los problemas de auditoría, contabilidad e información encontrados durante la realización del trabajo, informando al CGAP de dichos problemas y de las soluciones propuestas.

9. Controlar periódicamente el trabajo de campo mediante visitas.

10. Revisar los papeles de trabajo de cierre del proyecto asignado.

11. Revisar los problemas significativos detectados en la auditoría de cierre.

12. Revisar el Memorandum Resumen de Auditoría (MRA) y papeles de trabajo (PT).

13. Revisar los estados financieros, anexos e informes con el CGAP, el EP y la Institución / Proyecto en orden a verificar las cuestiones que signifiquen problemas o salvedades de cualquier tipo al dictamen o informe final.

14. Revisar el dictamen.

15. Discutir con el CGAP las debilidades más importantes del sistema de control interno contable y preventivo del cliente y las sugestiones constructivas poniendo especial énfasis en aquellas que afecten las características relacionadas con las normas de cumplimiento que deben cumplir las instituciones / proyecto objeto de auditoría (en función de los OMC).

 

 

1. Adquirir el conocimiento suficiente de la organización de la Institución / Proyecto, sus métodos de contabilización y problemas de la industria a los efectos de formarse una opinión del desempeño general de la organización, sobre todo de las áreas de contabilidad y auditoría interna.

2. Estar disponible para asesorar a la Institución / Proyecto durante el curso de la auditoría (especial o recurrente según el caso)

 

 

1. Estar familiarizado con la literatura contable y de auditoría tal como las publicaciones del INTOSAI, IFAC, AICPA, etc. y las de la CGP y del Tribunal de Cuentas de la Pcia de Bs. Aires pertinentes.

 

2. Dirigir los exámenes de manera que den el máximo beneficio en experiencia y conocimientos a sus subordinados.

3. Mantener un alto nivel en capacitación personal mediante un programa continuo de autoexamen crítico.

4. Informes personales sobre el personal a su cargo(evaluación de desempeño).

EP (Encargado de Proyecto)

 

 

 

1. Coordinar con el LP la distribución del tiempo y la duración de las diversas fases del trabajo, los lugares a ser visitados y la cantidad de horas hombre necesarias para hacer frente a las tareas proyectadas.

2. Introducir y revisar con el LP los cambios en el programa de auditoría que se consideren necesarios en base al cuestionario de control interno y a los cambios que pudieron haberse operado en los procedimientos contables del cliente o en sus procedimientos de auditoría interna (de ser aplicable).

3. Asignar las diferentes fases del trabajo a los Asistentes. Planear el tiempo y orden en que se hará el trabajo a fin de satisfacer el trabajo de cierre de auditoría y la elaboración de los distintos informes en tiempo y forma.

4. Con acuerdo del LP, ajustar o redefinir la naturaleza, alcance y extensión de los procedimientos de auditoría en función de los descubrimientos y resultados derivados de las pruebas de cumplimiento de control interno (si son aplicables).

5. Preparar y asignar los programas de trabajo de los ciclos o rubros o áreas que son objeto de auditoría a fin de determinar evidencia de auditoría necesaria y suficiente que sustente las conclusiones a las que se arribará.

6. Supervisar el entrenamiento de los ayudantes mediante la inteligente asignación de las tareas, la guía y dirección en el desempeño de sus obligaciones, incluyendo el manejo de los problemas contables y de auditoría y mediante las críticas constructivas basadas en la observación y la revisión cuidadosa de los papeles de trabajo.

7. Examinar aquellas cuentas e investigar aquellas áreas críticas que se relacionen con los objetivos de las tareas encomendadas.

8. Evaluar los resultados del examen en base a una revisión de los PT terminados, determinando si se han seguido todos los procedimientos adecuados de auditoría.

9. Revisar sin demora con el LP y con la institución / proyecto, cualquier hallazgo de auditoría que sea significativo o preguntas sobre principios contables aplicables o presentación de informes, estados contables o cuentas especiales objeto de la auditoría.

10. Mantener un control constante sobre el tiempo insumido por los asistentes en relación con el presupuesto de horas proyectado a utilizar.

11. Mantener relaciones armoniosas con los asistentes y con el personal de la Institución / Proyecto como así también con sus abogados y Bancos operantes.

12. Preparar y revisar con el LP los estados financieros, notas y anexos y cualquier otro informe específico (auditoría de cumplimiento / especial sobre cuentas en particular tales como los Certificados de Desembolso de Gastos (SOE) o Fondos Rotatorios, etc.) determinando si la institución / proyecto han cumplido con las reglamentaciones y normas locales e internacionales pertinentes.

13. Revisar con el LP y la Institución / Proyecto, las deficiencias de control interno observadas, preparando un informe a tal fin.

 

 

1. Desarrollar una actitud profesional en cuanto a conducta, comportamiento y presencia.

2. Propiciar y mantener relaciones cordiales con todo el personal de la Institución / Proyecto.

 

1. Estar familiarizado con la literatura contable y de auditoría tal como las publicaciones del INTOSAI, IFAC, AICPA, etc. y las de la CGP y del Tribunal de Cuentas de la Pcia de Bs. Aires pertinentes.

2. Dirigir los exámenes de manera que den el máximo beneficio en experiencia y conocimientos a sus subordinados.

3. Mantener un alto nivel en capacitación personal mediante un programa continuo de autoexamen crítico.

4. Informes personales sobre el personal a su cargo(evaluación de desempeño).

AE, AI, AB (Asistentes de Proyecto)

 

 

 

1. Asistir en obtener información acerca del proyecto / institución y analizar la información financiera del mismo junto con las normas y reglamentaciones aplicables.

2. Obtener determinada documentación de los sistemas contables, en particular a través del relevamiento y/o actualización de los flujogramas o narrativos que registren la operatoria de la institución / proyecto (ciclos y cuentas de balance vinculadas).

3. Desarrollar una evaluación ampliada de los riesgos de control a través de la aplicación de formularios de control interno.

4. Recomendar al EP los cambios en la naturaleza y extensión en las pruebas de validación y otros procedimientos de auditoría.

5. Implementar el programa de trabajo de auditoría (pruebas de cumplimiento y/o sustantivas según sea aplicable).

6. Preparar los PT correspondientes.

7. Identificar los asuntos significativos descubiertos en la auditoría y los que requieran la atención del EP.

8. Realizar las pruebas sustantivas de cierre y asistir en la preparación (de ser aplicable) de las relaciones analíticas al cierre.

9. Completar los procedimientos de auditoría y las informaciones correspondientes a los distintos legajos del trabajo (permanente y transitorio). Se tendrá especial cuidado en la actualización de los papeles trasladables entre períodos (carry forward).

10. Preparar los borradores de recomendaciones de acuerdo con el formato tipo especificado para el trabajo.

 

 

1. Desarrollar una actitud profesional en cuanto a conducta, comportamiento y presencia.

2. Propiciar y mantener relaciones cordiales con todo el personal de la Institución / Proyecto.

 

1. Desarrollar su conocimiento y habilidad para aplicar las técnicas adecuadas de auditoría, principios contables y normas aplicables a las instituciones / proyectos a auditar.

2. Perfeccionar la habilidad para comunicarse por escrito y oralmente.

3. Desarrollar su capacidad para la formación de criterios.

4. Completar su formación universitaria y mantenerse permanentemente actualizado en sus conocimientos técnicos

 

ESQUEMA DE REEMPLAZOS

En situaciones puede ser inevitable que algunos miembros jerárquicos no estén disponibles por razones operativas. Ello deriva en el establecimiento de algún tipo de mecanismo que permita un funcionamiento sin trabas de los trabajos de revisión y sin afectar la calidad final.

Al máximo nivel de estas unidades debería existir como mínimo un Coordinador General por cada uno de los dos entes (CGP y HTC), ya que las unidades funcionarán en cada organismo.

El reemplazo del Coordinador General por el del otro organismo no es la solución ideal, porque en ese caso no habría un responsable máximo para efectuar el control cruzado. Por lo tanto para mantener su vigencia como responsable de la calidad, el Coordinador General del otro grupo sólo debería efectuar las tareas 2 y 6 del punto Administración del Trabajo, mientras que en el resto de las tareas deberían ser asignadas al Líder de Proyecto que no está a cargo de ese proyecto. El Coordinador deberá juzgar si corresponde designar un nuevo líder de proyecto para esa función, tomando el líder anterior las tareas de Coordinador que son delegadas.

Si la sustitución fuese necesaria a nivel de Líder de Proyecto, en principio debería sustituirse por otro de los líderes de las unidades. Si los mismos estuvieran afectados a otros proyectos no pudiendo tener toda la dedicación necesaria se designará uno de los líderes que desempeñará las funciones 2,4,6,7, 11 y 14 de la Administración del Trabajo, mientras que un encargado de proyecto distinto al que se dedica full-time a la tarea realizará las demás tareas correspondientes al LP. El Coordinador General empleará mayor tiempo en analizar aquellas tareas que normalmente son preanalizadas por el Líder de Proyecto.

En el resto de los puestos determinados los reemplazos se harán dando preferencia a otros integrantes de igual jerarquía, y si no fuera posible será reemplazado por el inmediato siguiente, en cuyo caso el superior jerárquico deberá ampliar el alcance de su revisión de acuerdo con la magnitud de la tarea encomendad.